HMS-system for små byggebedrifter: minstekrav i praksis

Et HMS-system er ikke en perm i bilen. Det er det dere faktisk gjør for at ingen skal bli skadet eller syke av jobben, og den skriftlige dokumentasjonen som viser at dere gjør det. Kravene gjelder også bedrifter med to–tre ansatte. Her er minstekravene for en liten byggebedrift, og hva som skiller et HMS-system som brukes fra et som bare finnes.

Hva er minstekravet til internkontroll?

Grunnmuren er internkontrollforskriften § 5. Internkontrollen skal tilpasses bedriftens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. En liten bedrift kan altså ha et enkelt system. Forskriften lister åtte punkter. Disse fem skal være skriftlige:

• Mål for helse, miljø og sikkerhet.
• Organisering og ansvar: hvem som har ansvar, oppgaver og myndighet i HMS-arbeidet.
• Kartlegging av farer og risikovurdering, med planer og tiltak for å redusere risikoen.
• Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på HMS-kravene.
• Jevnlig gjennomgang av internkontrollen, så du vet at den virker.

I tillegg skal du ha oversikt over regelverket som gjelder, sørge for at de ansatte har nok HMS-kunnskap, og la dem medvirke. Se hele gjennomgangen av internkontroll i byggebedriften.

Hva bør ligge i HMS-håndboka?

HMS-håndboka er der du samler det skriftlige: mål, hvem som har ansvar for hva, hvem som er verneombud, og rutinene dere jobber etter. Typiske rutiner i en byggebedrift er rutine for avvik, for SJA, for risikovurdering, for melding av uønskede hendelser og for opplæring.

Det viktigste er at rutinene beskriver hvordan dere faktisk jobber. En kjøpt mal som ingen har lest, oppfyller ikke kravet om at internkontrollen skal være tilpasset bedriften.

Hvilke HMS-skjemaer trenger du på byggeplassen?

Tre skjemaer dekker det meste av det daglige HMS-arbeidet ute:

• Risikovurdering (risikoanalyse): Kartlegg farene i arbeidsoperasjonene dere gjør oftest, vurder sannsynlighet og konsekvens, og bestem tiltak. Dette er kjernen i § 5. Se risikovurdering og SHA-plan på byggeplassen.
• SJA (sikker jobbanalyse): For risikofylte jobber som ikke dekkes av vanlige rutiner, går dere gjennom jobben trinn for trinn før dere starter. Se slik gjør du en sikker jobbanalyse.
• RUH (rapport om uønsket hendelse): Skader, nestenulykker og farlige forhold skal meldes og følges opp. Arbeidsgiver skal registrere personskader. Se hvorfor og hvordan dere melder uønskede hendelser.

Avvik som ikke er hendelser, for eksempel et manglende rekkverk eller feil utført arbeid, følger du opp i en egen avviksrutine.

Hva kreves av verneutstyr og HMS-kort?

Personlig verneutstyr. Når risikoen ikke kan fjernes med tekniske tiltak eller ved å endre arbeidsmetoden, skal arbeidsgiver stille egnet verneutstyr til rådighet. Arbeidstilsynet skriver at arbeidsgiver også skal gi opplæring i riktig bruk før utstyret tas i bruk, ha rutiner for lagring, vedlikehold og utskifting, og følge opp at det faktisk brukes. Se Arbeidstilsynet om personlig verneutstyr.

HMS-kort. Arbeidsgiver og enmannsbedrifter skal sørge for at alle som utfører arbeid på bygge- og anleggsplasser, har HMS-kort. Kravet gjelder også arbeid for privatkunder. Kortet er personlig og skal bæres synlig. Se Arbeidstilsynet om HMS-kort.

Hvilke andre krav glemmer små bedrifter?

• HMS-opplæring for daglig leder. Etter arbeidsmiljøloven § 3-5 skal arbeidsgiveren selv gjennomgå opplæring i HMS-arbeid. Arbeidstilsynet presiserer at plikten er personlig og ikke kan delegeres. Se HMS-opplæring for ledere.
• Bedriftshelsetjeneste. Bygg og anlegg er blant bransjene som skal være tilknyttet en bedriftshelsetjeneste godkjent av Arbeidstilsynet. Om din bedrift er omfattet, avgjøres av næringskoden. Se forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, kapittel 13.
• Oversikt over kompetanse. De ansatte skal ha nok kunnskap til å jobbe trygt. Hold oversikt over kurs og sertifikater, og når de går ut.

Hva skjer når Arbeidstilsynet kommer på tilsyn?

Ofte får dere et varsel i brev. Det sier hva tilsynet skal handle om, og hvilken dokumentasjon dere skal sende inn eller legge fram. Arbeidstilsynet kan også komme uanmeldt, for eksempel ved mistanke om farlige forhold på en byggeplass.

På tilsynet møter Arbeidstilsynet minst arbeidsgiver og verneombud. De går gjennom temaene i varselet, og ser på dokumentasjonen av det forebyggende arbeidsmiljøarbeidet. Etterpå får dere en skriftlig rapport. Se Arbeidstilsynet om tilsyn.

I praksis betyr det: Kan du raskt vise fram risikovurderingen, SJA-er, meldte hendelser med oppfølging og siste gjennomgang av systemet, står du godt.

Når er papir nok, og når lønner et system seg?

Forskriften krever skriftlighet, ikke en bestemt form. En liten bedrift med få prosjekter kan klare seg med papir og ringpermer, så lenge rutinene følges og dokumentasjonen er lett å finne igjen.

Et digitalt HMS-system lønner seg når:

• dere har flere byggeplasser samtidig, og skjemaene må fylles ut der jobben gjøres
• avvik og hendelser blir registrert, men ikke fulgt opp og lukket
• sertifikater går ut uten at noen merker det
• det tar lang tid å finne fram dokumentasjon når byggherren eller Arbeidstilsynet spør

Slik gjør du det i En Plattform

Under HMS & Risiko trykker du + HMS-skjema ▾ og velger SJA, RUH, risikoanalyse, mottakskontroll eller HMS-håndbok. SJA-skjemaet har eget felt for verneutstyr, og skjemaene kan fylles ut på mobil uten nett. HMS-håndboka har maler for rutiner som du tilpasser, og admin får varsel når neste revisjon nærmer seg. Sertifikater som HMS-kort legger du inn under Ansatte, og de som snart går ut, blir merket. Start med å lage en risikoanalyse, og les om HMS og internkontroll i En Plattform.