Avvikshåndtering i bygg: krav og god praksis

Et avvik er noe som ikke er som det skal: feil utførelse, manglende dokumentasjon, skade, eller en rutine som ikke er fulgt. Avvik skjer i alle bedrifter. Det som skiller en god bedrift fra en dårlig, er hva som skjer etterpå.

Hva krever regelverket av avvikshåndtering?

Byggesaksforskriften (SAK10). Etter § 10-1 skal foretak som erklærer ansvarsrett eller søker sentral godkjenning, ha rutiner for å identifisere, behandle og lukke avvik fra krav gitt i eller med hjemmel i plan- og bygningsloven. Rutinene skal også hindre at avvikene gjentar seg. I byggesaksforskriften betyr avvik at et krav ikke er oppfylt, eller er oppfylt på feil måte.

DiBK fører tilsyn med foretak og har en egen side om hva de ser etter i rutiner for avviksbehandling.

Internkontrollforskriften. For helse, miljø og sikkerhet sier internkontrollforskriften § 5 at bedriften skal ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på HMS-kravene. Denne rutinen skal være skriftlig. Se hva internkontroll i byggebedriften innebærer.

Kravene kommer fra to forskjellige regelverk, men rutinen kan være den samme.

De fem stegene i god avvikshåndtering

1. Oppdage og registrere. Avviket registreres som en avviksmelding med en gang det blir oppdaget. Ta med prosjekt, sted, hva som er feil, og bilder. Jo raskere det skjer, jo bedre blir dokumentasjonen.

2. Vurdere. Hvor alvorlig er det? Er det fare for liv og helse, må arbeidet kanskje stoppes. Får det følger for pris eller fremdrift, må det varsles til riktig part.

3. Bestemme tiltak og ansvarlig. Hvem skal rette feilen, og innen når? Et avvik uten ansvarlig person blir sjelden lukket.

4. Rette og kontrollere. Når feilen er rettet, skal noen andre enn den som rettet den, helst kontrollere at det er gjort riktig. Ta bilde av resultatet.

5. Lukke og lære. Avviket lukkes når utbedringen er kontrollert og dokumentert. Spør så: Hvorfor skjedde det? Kan det skje igjen? Trenger vi en ny sjekkliste, mer opplæring eller en annen rutine? Det er dette siste steget som oppfyller kravet om å hindre gjentagelse.

God praksis

• Gjør det lett å melde. Kan folk registrere et avvik på telefonen på 30 sekunder, blir det gjort. Er det et skjema på kontoret, blir det glemt.
• Skill mellom feil og skyld. Folk melder ikke avvik hvis de blir straffet for det. Målet er å rette feilen og hindre at den skjer igjen.
• Avvik hos andre. Finner du feil i arbeidet til en underentreprenør eller et annet fag, send avviket til dem skriftlig, og følg opp til det er lukket. SAK10 krever at du har rutiner for å styre andre foretak du knytter til deg.
• Pris og tid. Fører avviket til ekstra kostnad eller forsinkelse, noter det med en gang. Det kan bli viktig i en senere diskusjon om hvem som skal betale.
• Se på mønstre. Gå gjennom avvikene jevnlig, for eksempel hvert kvartal. Kommer de samme feilene igjen, er det rutinen som må endres, ikke bare den enkelte feilen.

Hva bør et avvik inneholde?

• prosjekt og sted, så det er lett å finne igjen
• en kort tittel og en beskrivelse av hva som er feil
• alvorlighetsgrad
• bilder før og etter utbedring
• hvem som er ansvarlig for å rette det, og frist
• hvilket tiltak som ble gjort
• om det får følger for pris eller fremdrift
• hvem som kontrollerte utbedringen, og når avviket ble lukket

Vanlige feil

• Avvik som registreres, men aldri lukkes.
• Avvik som lukkes uten at noen har kontrollert utbedringen.
• Ingen bilder, så ingen kan se hva som var feil, eller hvordan det ble rettet.
• Avvik som bare tas muntlig på plassen og aldri skrives ned.

Slik gjør du det i En Plattform

I Avvik registrerer du avviket med prosjekt, alvorlighetsgrad, ansvarlig person og bilder, rett fra telefonen. Du kan sende det til underentreprenør eller byggherre, og lukke det når utbedringen er godkjent. Finner du feil mens du fyller ut en sjekkliste, kan du sende punktet rett til Avvik-modulen. Se Slik registrerer du et avvik og Slik lukker du avviket. Mer om modulen står på siden om avvikshåndtering i En Plattform.