KS-krav ved sentral godkjenning: dette må systemet ditt ha

Sentral godkjenning er DiBKs frivillige kvalitetsordning for foretak som tar ansvarsrett i byggesaker. Mange tror at det er sentral godkjenning som utløser kravet om KS-system (kvalitetssikringssystem). Det stemmer ikke. Kravet gjelder alle som erklærer ansvarsrett. Sentral godkjenning legger på et krav om at du skal beskrive systemet for DiBK.

Grunnkravet: SAK10 § 10-1 gjelder alle med ansvarsrett

Etter byggesaksforskriften § 10-1 skal foretak som erklærer ansvarsrett eller søker sentral godkjenning, ha kvalitetssikringsrutiner som sikrer at kravene i plan- og bygningslovgivningen blir oppfylt. Rutinene skal dekke:

1. Krav: Hvordan du finner, ivaretar og dokumenterer at relevante krav er oppfylt. For eksempel krav i TEK17, tillatelsen og produksjonsunderlaget.
2. Ansvar: Hvordan du ivaretar pliktene og oppgavene som følger av ansvarsretten.
3. Andre foretak: Hvordan du styrer underentreprenører og andre du knytter til deg.
4. Avvik: Hvordan du identifiserer, behandler og lukker avvik, og hindrer at de gjentar seg.
5. Kompetanse: Hvordan du sørger for at bedriften har nødvendige og oppdaterte kunnskaper.

Dette er kjernen i et KS-system for en håndverksbedrift. Har du rutiner for disse fem punktene, og bruker dem, oppfyller du hovedkravet. Se også hva SAK10 betyr for håndverkere.

Hva krever sentral godkjenning i tillegg?

DiBK beskriver sentral godkjenning som et bevis på at foretaket oppfyller kravene til kvalifikasjoner, rutiner og seriøsitet. For KS-delen er det særlig søknaden som skiller seg ut.

Søknaden. Etter § 13-2 skal søknaden være skriftlig og sendes elektronisk til DiBK. Den skal ha dokumentasjon som viser at kravene i kapittel 9, 10, 11 og 13 er oppfylt. For kvalitetssikringen leverer du en egenerklæring som viser hvilke rutiner du har i systemet ditt. Du oppgir også:

• om rutinene er egenutviklet eller innkjøpt
• at de er tilpasset bedriften
• når rutinene sist ble gjennomgått, internt eller ved ekstern oppdatering

Det siste punktet betyr at systemet må vedlikeholdes. En perm som ikke er åpnet på år, holder ikke.

Kvalifikasjoner. Kapittel 11 stiller krav til utdanning og praksis for faglig ledelse. Foretaket må vise at faglig ledelse er fast ansatt og har relevant utdanning og praksis for godkjenningsområdet.

Seriøsitet. Kapittel 13 har også egne seriøsitetsvilkår for sentral godkjenning.

Varighet og fornyelse. Etter § 13-4 gis godkjenningen for tre år av gangen. Ved fornyelse må du dokumentere at du oppfyller kravene som gjelder på det tidspunktet.

Overgangsordningen er ikke en pause for KS

DiBK har forlenget en overgangsordning for kvalifikasjonskravene. Ifølge DiBK kan foretak fram til 1. juli 2027 få fornyet godkjenningen etter kvalifikasjonskravene som gjaldt før 1. januar 2016, men kravene må være fullt oppfylt innen samme dato. Ordningen gjelder utdanning og praksis. Den gir ingen lettelser i kravet til kvalitetssikringsrutiner.

Hvordan ser et KS-system ut i praksis?

Det er ikke mengden papir som teller, men at rutinene viser hva dere faktisk gjør. Et enkelt system for en liten bedrift kan bestå av:

• Sjekklistemaler for egenkontroll per fag, for eksempel våtrom, tetting og montasje.
• Mottakskontroll av materialer.
• Avviksrutine med registrering, ansvarlig, tiltak og lukking.
• Oversikt over underentreprenører og hva de har levert av dokumentasjon.
• Kompetanseoversikt med kurs og sertifikater for de ansatte.
• Årlig gjennomgang av rutinene, med dato.

Det som overbeviser ved tilsyn, er sporbarhet: Hvem gjorde hva, når, og hvordan ble det kontrollert.

Spørsmål du bør kunne svare på ved tilsyn

• Hvilke krav gjaldt for denne jobben, og hvor er det dokumentert at de er oppfylt?
• Hvem gjorde egenkontrollen, og når?
• Hvilke avvik ble funnet, og hvordan ble de lukket?
• Hvordan fulgte dere opp underentreprenørene?
• Når ble rutinene sist gjennomgått, og hva ble endret?

Kan du svare på dette med dokumenter fra prosjektet, står du godt.

Slik gjør du det i En Plattform

Lag sjekklistemaler for egenkontrollen i fagene dine, og fyll dem ut i prosjektet med bilder og signatur. Funn som ikke er i orden, sender du videre til Avvik-modulen, der de følges opp til de er lukket. Se Slik lager du en sjekklistemal og Slik registrerer du et avvik. Mer om systemet står på siden om KS-systemet i En Plattform.