Hva må en faktura inneholde?

En faktura er ikke bare en betalingsoppfordring. Den er et salgsdokument, og innholdet er regulert i bokføringsregelverket. Mangler noe, kan kunden ha problemer med å bokføre den og trekke fra merverdiavgiften. Det betyr gjerne forsinket betaling og en ny runde for deg.

Hva krever loven at fakturaen inneholder?

Innholdet i et salgsdokument står i bokføringsforskriften § 5-1-1. Fakturaen skal minst inneholde:

1. Nummer og dato. Fakturanummeret skal komme fra en kontrollerbar nummerserie. Datoen er fakturadatoen.
2. Selger. Navn og organisasjonsnummer. Er bedriften registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal bokstavene «MVA» stå etter organisasjonsnummeret.
3. Kjøper. Navn og adresse, eller organisasjonsnummer.
4. Hva som er levert. Art og omfang, altså hva arbeidet eller varene var, og hvor mye.
5. Tid og sted for leveringen. Når og hvor jobben ble utført eller varene levert.
6. Vederlag og betalingstidspunkt. Prisen, og når den skal betales, det vil si forfallsdato.
7. Merverdiavgift. Er salget avgiftspliktig, skal avgiften oppgis, i norske kroner.

Detaljene om hvordan partene skal oppgis, står i samme delkapittel. Skatteetaten har flere prinsipputtalelser om salgsdokumentets innhold hvis du lurer på et konkret tilfelle.

«Foretaksregisteret»

Er selger et aksjeselskap, et allmennaksjeselskap eller en filial av et utenlandsk foretak, skal ordet «Foretaksregisteret» også stå på salgsdokumentet. Det står vanligvis sammen med organisasjonsnummeret, for eksempel i bunnteksten.

Merverdiavgift

Er du mva-registrert, skal fakturaen vise grunnlaget, satsen og avgiftsbeløpet. Har fakturaen linjer med ulike satser, bør det gå tydelig fram hvilken sats som gjelder for hva. Den alminnelige satsen er 25 prosent. Er du ikke registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal du ikke beregne merverdiavgift, og du skal ikke skrive «MVA» etter organisasjonsnummeret.

Eksempel

Slik kan de lovpålagte opplysningene se ut på en faktura fra et aksjeselskap til en privatkunde:

• Fakturanr. og dato: 10234, 2. oktober 2026
• Selger: Eksempel Bygg AS, org.nr. 999 999 999 MVA, Foretaksregisteret
• Kjøper: Kari Nordmann, Eksempelveien 1, 0000 Eksempelby
• Levert: Utskifting av vindu i stue, 1 stk, inkl. lister og fuging
• Tid og sted: Utført 28.–29. september 2026 i Eksempelveien 1
• Beløp: 12 000 kr eks. mva, mva 25 % 3 000 kr, totalt 15 000 kr
• Forfall: 16. oktober 2026

Hva er praktisk, men ikke lovkrav?

• KID-nummer. KID gjør det lett for kunden å betale riktig og for deg å koble innbetalingen til fakturaen. Det er ikke et krav i bokføringsregelverket, men et godt verktøy. Bruker du KID, må den genereres riktig hver gang.
• Kontonummer. Kunden trenger det for å betale, men det er ikke nevnt i oppramsingen over.
• Prosjektnavn og kundens referanse. Mange bedriftskunder krever det for å godkjenne fakturaen. Mangler det, kan fakturaen bli liggende.
• Kontaktperson og telefon hos deg.
• Gebyr og rente ved for sen betaling. Står vilkårene på fakturaen, er det tydelig for kunden hva som skjer.

Hvilke feil er vanlige på fakturaer?

• Hull eller dobbeltnummer i fakturaserien.
• Fakturaen beskriver bare «Arbeid etter avtale», uten hva som er levert og når.
• Mangler kjøpers adresse eller organisasjonsnummer.
• Mangler «Foretaksregisteret» når selger er et AS.
• Mangler forfallsdato.
• En sendt faktura blir endret i stedet for kreditert. Riktig er å lage en kreditnota som opphever den, og sende en ny.

Hvor lenge skal du ta vare på fakturaene?

Etter bokføringsloven § 13 skal primærdokumentasjon, som salgsdokumenter, oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Materialet skal være ordnet, sikret mot ødeleggelse, tap og endring, og mulig å skrive ut på papir i hele perioden.

En faktura du sender i mars 2026, må altså oppbevares ut 2031.

Slik gjør du det i En Plattform

I Faktura får hver faktura nummer fra én fortløpende serie, med fakturadato, forfallsdato og merverdiavgift per linje. Selgeropplysningene og bunnteksten med organisasjonsnummer hentes fra Min bedrift, så sjekk at de stemmer for ditt foretak før du sender den første fakturaen. KID kan slås på hvis du vil bruke det. Se slik lager og sender du en faktura, slik lager du en kreditnota og siden om fakturering i En Plattform.