Økonomi

Kalkyle, tilbud, ordre, endringer, faktura, timepris og lønnsgrunnlag.

Brukerhjelp

• Slik gjør du et avvik om til en endringsmeldingDu gjør et avvik om til en endringsmelding ved å åpne avviket og trykke «🔄 Til endringsmelding» (på mobil «🔄 EM»), eller gå til Endringer og velg «+ Ny EM ▾» og Fra avvik. Tittel, prosjekt, beskrivelse, beløp og dager hentes fra avviket. Endringsmeldingen lagres som utkast, klar til å justeres og sendes.
• Slik lager du din første kalkyleDu lager en kalkyle i Kalkulasjon med «+ Nytt kalkulasjonsprosjekt», der du velger Hurtigstart for et ferdig utgangspunkt eller Tom kalkyle for å bygge selv. Velg faggrupper, kontroller faktorene og legg til bygningsdeler med mengde.
• Slik setter du timekostnad, påslag og fortjeneste (Faktorer)Du setter timekostnad, påslag og fortjeneste under «⚙️ Faktorer» i Kalkulasjon, ved å fylle inn lønn, sosiale og faste kostnader, tidsjustering og fortjeneste for hvert fag. Trykk «💾 Lagre faktorer». Satsene blir standard i nye kalkyler, og kan justeres per kalkyle under Prosjektsatser.
• Slik importerer du prislisten fra leverandøren dinDu importerer leverandørens prisliste i Kalkulasjon under «💰 Prisbok» og «📥 Importer prisliste», med en prisfil i 5001-format eller CSV. Velg fila, gi listen navn og importer. Bruk «🔄 Oppdater priser» for å få de nye prisene inn i kalkyler du alt har laget.
• Slik sender du kalkylen til kunden som tilbudDu sender kalkylen som tilbud med «📧 Send til kunde» i kalkylen, der du velger detaljnivå, skriver kundens e-post og setter tilbudsfrist. Kunden får en e-post med tilbudet som PDF og en knapp for å godkjenne digitalt, og du ser svaret på statusen.
• Slik reviderer du et tilbud du har sendt fra kalkylenDu reviderer et sendt tilbud med «⋯ Mer ▾» og «🔄 Ny revisjon» i kalkylen, og den gamle versjonen blir stående urørt som Erstattet. Oppdater priser og timepris i revisjonen, og send den på nytt med «📧 Send til kunde». Kunden får en ny e-post med revisjonsnummeret.
• Slik henter du UE-priser rett inn i kalkylenDu henter priser fra underentreprenører med «+ Ny forespørsel» under «🤝 UE-tilbud» i faggruppen i kalkylen. UE-en priser bygningsdelene via en lenke, uten å logge inn. Svaret kommer inn i kalkylen, og «📥 Bruk i kalkyle» legger prisen inn med påslaget ditt.
• Slik lager du kalkyle fra en IFC-filDu lager kalkyle fra en IFC-fil ved å laste den opp i BIM-Kalkyle, som henter ut mengder og lagsett fra modellen. Koble lagsettene til konstruksjoner i biblioteket og trykk «Generer kalkyle fra IFC». Kalkylen lagres som utkast og åpnes for justering.
• Slik lager og sender du et tilbudDu lager et tilbud i Tilbud med «+ Nytt tilbud», fyller inn tittel, kunde, betingelser og kapitler med poster, og trykker Opprett. Åpne tilbudet og trykk «📧 Send til kunde», så får kunden en e-post med lenke og kan godkjenne digitalt.
• Slik følger du opp tilbud: purring, revisjon og godkjenningDu følger opp et tilbud uten svar med «📧 Send purring» i Tilbud, der du setter ny gyldighetsdato. Skal noe endres, lager du en ny revisjon. Når kunden godkjenner eller avslår på nett, endres statusen og svaret vises i aktivitetsloggen.
• Slik sender du anbudsforespørsel til underentreprenørerDu sender anbudsforespørsel til underentreprenører fra Anbudsmodul: lag anbudet med «📤 Nytt anbud til UE», og trykk «📧 Inviter UE» i forespørselen. Postene legger du inn fra anbudsdokumentet, fordelt på fag, eller manuelt. UE-ene får en lenke der de priser postene uten å logge inn.
• Slik sammenligner og tildeler du anbudDu sammenligner UE-prisene post for post med «📊 Sammenlign poster» og tildeler jobben med «🏆 Tildel anbud» i forespørselen. Purr, forleng fristen eller be om revidert tilbud ved behov. Etter tildelingen lager du ordre til vinneren med «📄 Generer ordre til vinner».
• Slik lager og sender du en endringsmeldingDu lager en endringsmelding i Endringer med «+ Ny EM ▾» og sender den til byggherren, som godkjenner eller avviser på en egen side. Velg Manuell eller Fra avvik, fyll inn tittel, prosjekt, årsak, poster og tidskonsekvens, og legg ved bilder. Du kan også lagre den som utkast og sende senere.
• Slik følger du opp endringsmeldingen og fakturerer denDu følger opp endringsmeldingen i Endringer, der statusen oppdateres av seg selv når byggherren godkjenner eller avviser fra lenken i e-posten. Mangler svaret, trykker du «📩 Purr». Er endringen godkjent, trykker du «🧾 Send til faktura», så lages et fakturautkast.
• Slik gjør du et godkjent tilbud om til en ordreDu lager en ordre fra et godkjent tilbud i Ordre med «+ Ny ordre ▾» og Fra tilbud, og «Opprett ordre» kopierer alle poster med samme sum. Send så ordrebekreftelsen til kunden. Arbeidsordre uten priser sender du til folkene dine med «📤 Send kopi».
• Slik lager og sender du en fakturaDu lager en faktura i Faktura med «+ Ny faktura ▾» og sender den med «📧 Send faktura» når du har sett over utkastet. Fakturaen kan lages manuelt eller fra tilbud, ordre, endringsmelding, delfakturering eller kalkulasjon. Fakturanummeret settes når fakturaen sendes.
• Slik registrerer du innbetaling og sender purringDu registrerer innbetaling med «+ Registrer innbetaling» på fakturaen, og sender purring med «⚠️ Send purring» når den er forfalt. Delbetaling går fint, og fakturaen blir Betalt når hele beløpet er dekket. Etter purringen får fakturaen status Purret.
• Slik krediterer du en faktura (kreditnota)Du krediterer en faktura ved å åpne den, trykke «↩️ Kredit» og lage en kreditnota for hele eller deler av fakturaen. En sendt faktura kan ikke slettes, så feil rettes alltid slik. Skriv årsaken og trykk «↩️ Opprett kreditnota», så får originalen status Kreditert.
• Slik godkjenner du timer og eksporterer lønnsgrunnlagDu godkjenner timer i Timelister under fanen «✅ Godkjenn», der du velger ansatt og uke og godkjenner eller avviser hver registrering. Lønnsgrunnlaget lager du under «📊 Oversikt» med «💰 Eksporter lønnsgrunnlag», som Excel eller PDF. Det krever nett.
• Slik bruker du CRM til å følge opp kunderI CRM følger du opp kunder ved å legge dem inn med «+ Ny kunde / lead» og sette status og en dato for neste oppfølging. Logg samtaler, møter og e-post på kundekortet. Oppfølgingene havner i «✅ Mine oppgaver», og «🏊 Pipeline» viser hvor langt hver kunde har kommet.
• Slik kobler du En Plattform til TripletexDu kobler En Plattform til Tripletex ved å lage en API-nøkkel i Tripletex med applikasjonsnavnet «En Plattform», lime den inn under Min bedrift → «🔗 Integrasjoner» og trykke «Lagre og test tilkobling». Velg standardaktivitet og koble ansatte, så kan kunder, prosjekter, timer og fakturaer sendes til Tripletex.

Kunnskapsbank

• Endringsmelding etter NS 8405 og 8407: varsling og fristerNS 8405 og NS 8407 bygger på at endringer, krav om tillegg og krav om mer tid varsles skriftlig og uten ugrunnet opphold. Varsler du for sent, kan kravet tapes. Sjekk alltid fristene i din egen kontrakt og standardutgave.
• Endringer og tillegg i jobber for privatkunderOverfor privatkunder krever håndverkertjenesteloven og bustadoppføringslova at du tar kontakt før du gjør tilleggsarbeid, og at du sier fra om prisen med en gang. Et prisoverslag kan ikke overskrides vesentlig, og aldri med mer enn 15 prosent.
• Timepris og kostpris: slik regner du ut timekostnadenKostprisen for en time er timelønnen pluss feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjon, pluss de faste kostnadene fordelt på timene du faktisk fakturerer. Først da kan du sette en timepris med fortjeneste.
• Dekningsbidrag, påslag og margin: forskjellen forklartPåslag regnes av kostprisen, margin og dekningsgrad regnes av salgsprisen. 25 prosent påslag gir derfor bare 20 prosent margin. Blander du dem, priser du jobbene lavere enn du tror.
• Kalkulasjon for håndverkere: slik regner du på en jobbDu regner på en jobb ved å dele den opp i bygningsdeler, måle mengdene, og regne arbeid som timer ganger timekostnad og materialer og underentreprenører som innkjøpspris pluss påslag. Legg til rigg og drift, risiko og fortjeneste, og merverdiavgift når kunden er privatperson.
• Hva må en faktura inneholde?Bokføringsforskriften § 5-1-1 krever blant annet nummer og dato, selger og kjøper, hva som er levert og når, pris og betalingstidspunkt, og merverdiavgift. Aksjeselskaper skal også ha med ordet «Foretaksregisteret». KID er ikke et lovkrav.
• Endringsmeldinger i et prosjektsystem: hva du må kunne sporeEt system for endringsmeldinger må kunne vise hva som ble endret, når byggherren fikk beskjed, hva endringen koster, hvor mye tid den tar og hva byggherren svarte. Uten et slikt spor er det vanskelig å få betalt for tilleggsarbeid når det blir uenighet.