Timeføring på byggeplass: krav og hva du bør velge

Timelista er det første som blir sjekket når lønna er feil, når kunden stiller spørsmål ved en regning, eller når Arbeidstilsynet ber om oversikt over arbeidstiden. På en byggeplass er det lett å skyve timeføringen til fredag, eller til en lapp i bilen. Her er hva loven faktisk krever, og hva du bør se etter når du velger hvordan timene skal føres.

Hva krever loven av timeføring?

Arbeidsmiljøloven § 10-7 sier at det skal finnes en oversikt over hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte.

Arbeidstilsynet utdyper kravet på siden Registrering av arbeidstid. For hver ansatt skal det registreres:

• navn og dato
• arbeidstiden hver dag, med når arbeidet startet og sluttet
• eventuell overtid, med når den startet og sluttet
• pauser som regnes som arbeidstid

Registreringen skal være skriftlig og gi en oppdatert oversikt over faktisk arbeidstid. Arbeidsgiver bestemmer om det er den ansatte eller en leder som registrerer, og skal ha en rutine for det. Kravet gjelder alle ansatte, uansett om de har timelønn, fastlønn eller fast arbeidsplan.

Loven sier ikke hvordan det skal gjøres. Papirtimelister, adgangskort, stemplingsur og apper er alle lovlige.

Hvorfor er timeføring en del av HMS-arbeidet?

Arbeidstilsynet skriver at oversikten over arbeidstid skal være en del av det systematiske HMS-arbeidet, og at den skal brukes til å planlegge og fordele arbeidstiden. Mye overtid over tid er en risiko for både helse og sikkerhet. Med en oppdatert timeliste ser du det før det blir et problem. Se også minstekravene til HMS-systemet i en liten byggebedrift.

Hvordan skal overtid føres og betales?

Etter arbeidsmiljøloven § 10-6 skal overtid betales med et tillegg på minst 40 prosent av lønnen for tilsvarende arbeid i vanlig arbeidstid. Tariffavtalen eller arbeidsavtalen kan gi mer. Sjekk hva som gjelder hos dere, og sørg for at timelista skiller normaltid og overtid. Ellers blir lønnsgrunnlaget feil.

Hva bør en timeliste på byggeplassen kunne?

Kravet i loven er grunnmuren. For en håndverksbedrift bør timeføringen også gi deg dette:

1. Føring på mobil, der jobben gjøres. Timer som føres samme dag, er riktigere enn timer som føres på fredag.
2. Prosjekt og aktivitet per dag. Da vet du hva jobben faktisk kostet, og kan sammenligne med kalkylen. Se hva en arbeidstime faktisk koster bedriften.
3. Normaltid og overtid hver for seg, gjerne regnet ut automatisk og justerbart.
4. Km, diett og utlegg på samme sted som timene.
5. Fravær, som ferie, sykdom og permisjon.
6. Godkjenning (attestering) av en leder, med mulighet til å avvise med kommentar.
7. Eksport av lønnsgrunnlag, eller overføring til lønnssystemet.
8. Låsing av godkjente timer, så ingen endrer dem i ettertid.

Hva med timer på regningsarbeid?

På regningsarbeid er timene grunnlaget for fakturaen. Spør deg selv: Skal timene gå rett fra timelista til fakturaen, eller holder det at du ser dem og legger dem inn selv? Det er to ulike behov, og ikke alle timelister løser begge.

Uansett bør timelista vise hva som ble gjort hver dag, slik at du kan dokumentere timene overfor kunden. Et kort felt for «hva utførte du» gjør mye.

Hvilke feil er vanlige med timelister?

• Timer føres i etterkant. Fører de ansatte en hel uke på fredag, blir det gjetting. Start- og sluttid blir ofte «07–15:30» hver dag, uansett hva som skjedde.
• Overtid forsvinner. Står bare totalen på dagen, ser du ikke hva som er overtid. Da blir både lønna og oversikten over arbeidstid feil.
• Ingen godkjenning. Uten attestering fra en leder blir feil først oppdaget når lønna er utbetalt.
• Timer føres ikke på prosjekt. Da vet du ikke om jobben gikk med overskudd, og neste kalkyle bygger på magefølelse.
• Lønnsgrunnlaget hentes før alt er godkjent. Sjekk at uka er ferdig behandlet før du sender grunnlaget til lønn.

Slik gjør du det i En Plattform

I Timelister fører den ansatte timer per dag på mobil, med prosjekt, aktivitet, start og slutt, km, diett, utlegg og hva som ble gjort. Normaltid og overtid (50 og 100 prosent) regnes ut og kan justeres. Det finnes ikke eget felt for pause, så pausen må trekkes fra i timene. Lederen godkjenner eller avviser, og du eksporterer timelister og lønnsgrunnlag til Excel eller PDF. Er bedriften koblet til Tripletex, kan godkjente normaltimer sendes dit.

Vær klar over én begrensning: Timene blir lønnsgrunnlag og etterkalkyle, men de blir ikke fakturalinjer. Fakturerer du regningsarbeid, må du legge inn timene på fakturaen selv.

Se slik fører du timer, fravær og diett, slik godkjenner du timer og eksporterer lønnsgrunnlag og siden om timelister i En Plattform.