Slik legger du inn ansatte og importerer dem fra CSV
Sist oppdatert
Du legger inn en ansatt under Ansatte med «+ Ny ansatt»: fyll inn navn og kontaktinfo, og trykk «Registrer ansatt». Har du mange, trykker du «📥 Import» på PC og limer inn en semikolon-separert liste. Kompetanser og sertifikater legger du til på den ansatte etterpå.
- Modul Ansatte
- Pakke Grunnpakke
- For Admin, Leder
Ansattregisteret er grunnlaget for timelister, ressursplan, maskinutlån og sertifikatoversikt. Legg inn alle som jobber for dere, også de som ikke skal logge inn.
Slik gjør du
Legg inn ansatte én og én, eller mange på en gang fra en CSV-liste. Kompetanser og sertifikater legger du til etterpå.
Én og én
Åpne skjemaet for ny ansatt
Åpne Ansatte i menyen og trykk + Ny ansatt.
Fyll ut navn og kontaktinfo
- Fyll ut Fornavn og Etternavn. Begge er påkrevd. Ansattnummer tildeles automatisk når du lagrer.
- Fyll ut E-post, Telefon og Adresse.
Fyll ut ansettelse og lønn
- Under ansettelsesinfo velger du Stilling, Avdeling, Kontraktstype og Ansettelsesdato.
- Under lønn kan du fylle ut Timesats (kr) og Feriepenger (%). Timesatsen er det den ansatte får utbetalt, uten feriepenger og arbeidsgiveravgift. Se hvordan du regner ut hva en time faktisk koster bedriften.
Lagre den ansatte
Trykk Registrer ansatt.
Mange på en gang (CSV)
Åpne importen på PC
Trykk 📥 Import. Knappen finnes bare på PC, ikke på mobil.
Lag lista i regneark
Lag en liste i Excel eller et regneark med disse kolonnene, i denne rekkefølgen, og lagre den som CSV med semikolon:
fornavn;etternavn;stilling;avdeling;epost;telefon;kontrakt;ansattdato;timesats
Lim inn lista
Åpne fila i en teksteditor, kopier alt og lim det inn i feltet Lim inn CSV-data. Første linje må være kolonnenavnene. Eksempel på en rad:
Ola;Nordmann;Anleggsleder;Anlegg;ola@firma.no;+47 123 45 678;Fast;2024-01-01;450
Forhåndsvis og importer
Trykk 👁️ Forhåndsvis og sjekk at navn, stilling og avdeling havner riktig. Trykk 📥 Importer.
Kompetanser og sertifikater
Åpne den ansatte
Trykk på den ansatte i listen.
Legg til kompetanse
Åpne fanen 🎯 Kompetanser, trykk + Legg til, velg kompetanse og nivå (Basis, Erfaren eller Ekspert), og trykk Legg til.
Legg til sertifikat
- Åpne fanen 📜 Sertifikater, trykk + Legg til og velg Sertifikattype, for eksempel HMS-kort eller Maskinførerbevis.
- Fyll ut utstedende organ, sertifikatnummer og Utløpsdato, og trykk Legg til.
Oversikt over kurs og sertifikater er en del av HMS-arbeidet. Se minstekravene til HMS-systemet i en liten byggebedrift, blant annet HMS-kort og opplæring.
Godt å vite
- CSV-regler: Bare semikolon fungerer som skilletegn. Rader uten fornavn og etternavn hoppes over. Skriv datoen som år-måned-dag (2024-01-01). Mangler den, brukes dagens dato. Kontrakt blir «Fast» hvis den står tom. Skriv timesats uten komma, for eksempel 450.
- Duplikater: Importen sjekker ikke om den ansatte finnes fra før. Importerer du samme liste to ganger, får du dobbelt opp.
- Sertifikater som går ut: Sertifikater som utløper innen 30 dager, merkes i gult. Utgåtte merkes i rødt, og ansattlisten viser hvor mange som snart går ut.
- Ansatt er ikke bruker: En ansatt får ikke innlogging av å bli lagt inn her. Skal personen bruke appen, inviterer Admin dem under Brukere.
- Sluttet: Sett status til Sluttet under 🔄 Status på den ansatte i stedet for å slette. Da er historikken bevart.
- Rolle: Brukere med rollen Ansatt har ikke tilgang til Ansatte.
Vanlige spørsmål
Får den ansatte innlogging når jeg legger dem inn her?
Nei. Ansattregisteret gir ikke innlogging. Skal personen bruke appen, inviterer Admin dem under Brukere.
Kan jeg slette en ansatt som har sluttet?
Ja, med 🗑️ på den ansatte, men da slettes all historikk permanent, og det krever nett. Sett heller status til Sluttet, så er historikken bevart.
Kan jeg importere ansatte rett fra Excel?
Nei. Lagre lista som CSV med semikolon, åpne den i en teksteditor og lim inn teksten i importdialogen. Importen finnes bare på PC.