Avvikssystem i bygg: krav og hva du trenger

Et avvikssystem er mer enn en app eller en perm. Det er rutinen for hva som skjer fra noen ser en feil til feilen er rettet, kontrollert og lukket, og verktøyet som holder orden på det. Skal du velge et system for avviksmeldinger, lønner det seg å starte med hva regelverket faktisk krever, og så se på hva som gjør rutinen lett å følge ute på byggeplassen.

Hva krever regelverket av et avvikssystem i bygg?

Kravene kommer fra to regelverk. Begge krever rutiner, ikke et bestemt program.

Byggesaksforskriften (SAK10) § 10-1. Foretak som erklærer ansvarsrett, skal ha kvalitetssikringsrutiner for sitt ansvarsområde. Etter § 10-1 skal rutinene blant annet omfatte å identifisere, behandle og lukke avvik fra krav i plan- og bygningsloven, og å hindre at avvikene gjentar seg. Den samme paragrafen krever rutiner for å styre andre foretak du knytter til deg, for eksempel underentreprenører. Kravene gjelder også når du søker sentral godkjenning. Les mer om KS-krav ved sentral godkjenning.

DiBK beskriver hva de ser etter ved tilsyn i rutiner for avviksbehandling: hva bedriften regner som avvik, hvordan avvik behandles, hvordan gjentagelse hindres, og hvordan avvik lukkes.

Internkontrollforskriften § 5. For helse, miljø og sikkerhet (HMS) skal bedriften ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på kravene i HMS-lovgivningen. Etter internkontrollforskriften § 5 skal internkontrollen tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. En bedrift med tre ansatte trenger altså ikke samme apparat som en med hundre. Arbeidstilsynet har en egen side om internkontroll.

Ett avvikssystem kan dekke begge kravene. Det viktige er at du kan vise at rutinen brukes.

Avvik eller RUH: trenger du to systemer?

Et avvik er noe som ikke er utført etter krav, tegning, beskrivelse eller egen rutine: feil membran ved sluk, manglende brannstopp, en sjekkliste som ikke er fulgt. En RUH (rapport om uønsket hendelse) handler om sikkerhet: en hendelse som førte til, eller kunne ført til, skade på folk, miljø eller utstyr.

Du trenger ikke to forskjellige programmer, men det er lurt å holde dem i hver sin liste. Avvikene handler om kvaliteten i byggverket og går ofte til underentreprenør eller byggherre. RUH-ene handler om arbeidsmiljøet og følges opp i HMS-arbeidet. Se hvorfor og hvordan du melder RUH.

Hva bør et avvikssystem kunne?

Regelverket sier hva rutinen skal oppnå. Det er hverdagen på byggeplassen som avgjør om rutinen blir fulgt. Dette er det viktigste å se etter:

• Registrering på mobil, på stedet. Kan en fagarbeider melde avviket på under ett minutt fra telefonen, blir det gjort. Skal det skrives på kontoret etterpå, blir det glemt.
• Bilde rett fra kameraet. Et bilde sier mer enn en beskrivelse, og er det beste beviset senere.
• Virker uten dekning. Kjellere, tunneler og nybygg med betongdekker har ofte dårlig dekning. Avviket bør kunne lagres og sendes når telefonen er på nett igjen.
• Alvorlighetsgrad, ansvarlig og frist. Hvem skal rette feilen, og hvor fort? Et avvik uten ansvarlig blir sjelden lukket.
• Sende avviket til den som skal rette. Underentreprenøren eller et annet fag må få avviket skriftlig, helst uten å måtte ha bruker i ditt system.
• Lukking med kontroll. Det skal gå an å godkjenne eller avvise en utbedring, og å skrive hva som ble gjort. Det er det som oppfyller kravet om å lukke avvik.
• Sporbarhet. Hvem meldte, hvem fikk avviket, når ble det rettet, og hvem lukket det? En logg og en rapport som PDF gjør det lett å vise frem ved tilsyn eller reklamasjon.
• Oversikt. Antall åpne og kritiske avvik per prosjekt. Ser du mønstre, kan du endre rutinen, og det er slik du hindrer gjentagelse.
• Kobling til pris og tid. Fører avviket til tilleggsarbeid, bør beløp og dager kunne følge med videre til en endringsmelding.
• Eksport av dataene. Avvikene er bedriftens dokumentasjon. Sjekk at du får dem ut hvis du bytter system.

Vil du se hele bildet, ikke bare avvik, kan du lese om hva et KS-system for håndverkere bør inneholde.

Hvordan håndterer du avvik fra underentreprenører?

SAK10 krever at du styrer foretakene du knytter til deg. I praksis betyr det at et avvik i arbeidet til en underentreprenør (UE) skal sendes skriftlig til UE-en, følges opp og lukkes, akkurat som dine egne. Ta med bilder, hva som er feil og når det må være rettet. Når UE-en melder at det er utbedret, kontrollerer du før du lukker. Får avviket følger for pris eller fremdrift, noter det med en gang. Det blir viktig når det skal avgjøres hvem som betaler.

Når holder papir og regneark?

Har du få prosjekter, få ansatte og sjelden UE-er, kan et skjema og et regneark være nok, så lenge alle avvik blir skrevet ned, får en ansvarlig og blir lukket. Det som ofte svikter med papir, er bildene, oversikten og at avvik blir liggende i en lomme. Når du har flere prosjekter samtidig, eller sender avvik til andre bedrifter, blir et digitalt system som regel lettere å holde i orden.

Uansett verktøy: Les hele fremgangsmåten i avvikshåndtering i bygg: krav og god praksis.

Slik gjør du det i En Plattform

Avvik er en del av Grunnpakken. Du registrerer avviket på mobil med prosjekt, alvorlighetsgrad, ansvarlig person og bilder, også uten dekning, og sender det til en kollega, UE eller byggherre på e-post. UE-en kan melde det utbedret uten å logge inn, og du godkjenner eller avviser før du lukker med en kommentar. Avviksrapporten kan lastes ned som PDF med aktivitetsloggen. Det finnes ikke et eget fristfelt på avviket, så skriv fristen i beskrivelsen eller meldingen. Se Slik registrerer du et avvik, Slik sender du et avvik til underentreprenør eller byggherre og Slik lukker du et avvik. Med tilleggsmodulen Endringer kan et avvik bli en endringsmelding. Se hvordan avvik, endringer og ordre henger sammen i En Plattform, og siden om avvikssystemet i En Plattform.